Die Lehre des Zeitmanagement ist aus dem Unternehmertum nicht mehr wegzudenken. Angestellte müssen in immer weniger Zeit immer mehr Aufgaben lösen. Auch im Privatleben ist das Zeitmanagement lange angekommen – einigen liegt es im Blut, anderen nicht. Allen Menschen, die sich eher zur zweiten Gruppe zählen, widmet sich dieser Beitrag. Die 7 Hinweise am Ende können auch euch helfen, eure Aufgaben und Tagesabläufe strukturiert zu planen.

Geht es euch auch manchmal so, dass man einige Dinge ständig vor sich her schiebt? Oder andere Dinge (Ideen, Aufgaben) am nächsten Tag schon wieder vergessen sind?
Nach der Devise: „Oh, dass muss ich mal erledigen“ oder „Das müsste man mal machen?“

alle Aufgaben in einem Kalender – optimales Zeitmanagement

Oh, dass muss ich mal erledigen

…ist meist der Pflichtpart – heißt: Aufgaben die wohl oder übel erledigt werden müssen, die man aber gern mal vor sich her schiebt. Teilweise schiebt man sie auch nur in Gedanken vor sich her und hat nie wirklich einen Anreiz sie zu erledigen.

Aufgaben, die wir nicht so gern erledigen, schieben wir gern vor uns her, bis sie sich zu einem Berg auftürmen und dann in einer Hau-Ruck-Aktion mit einem Mal abgetragen werden (sollen).

Das müsste man mal machen?

…darunter Zählen Dinge, die wir „schon immer mal“ ausprobieren wollten. Sie sind eher positiv belastet – allerdings schaffen wir es meist nicht, weil keiner mitmacht, man sich nicht traut oder die „Oh, dass muss ich mal erledigen“-Berge dazwischenkommen.

Beobachtungen an mir selbst: Organisation ist alles – Zeitmanagement hilft

Wenn man genauer darüber nachdenkt, wird eines klar: „Es muss aber ooch gemacht werden.“ An mir selbst habe ich auch bemerkt, dass ich viel besser damit zurecht komme, wenn ich Kleinst-Aufgaben möglichst sofort erledige, aufwändigere Aufgaben mir zeitlich einplane und alles möglichst schriftlich festhalte, damit sie nicht im Kopf verloren gehen. Regelmäßiges Nachprüfen und Sichten hilft dann auch dabei, dass man „das große Ganze“ im Blick behält und die Richtung nicht verliert.

Die (aus meiner Sicht) wichtigsten Zeitmanagement-Erfahrungen habe ich deshalb mal in einer 7-Punkte-Liste festgehalten:

7 Tipps zum besseren Zeitmanagement

1. 80-20-Regel oder „das Pareto-Prinzip“

Pareto-Prinzip: In 20% der Zeit, 80% schaffen

Der Grundsatz: 80 % des Ergebnisses werden in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht. Die verbleibenden 20 % des Ergebnisses benötigen 80 % der Gesamtzeit und verursachen die meiste Arbeit. (Pareto-Prinzip via wikipedia). Nehmen wir die Erstellung einer Powerpoint-Präsentation heran: Nach 20% der Zeit sollten alle Folien und Informationen beisammen sein. Der Rest der Zeit geht in Formatierung, Animationen, Optimierungen und anderen Schnickschnack. Meist reicht aber wirklich gut (80%), perfekt (100%) kann man es machen, wenn noch Zeit übrig bleibt.

Der große Vorteil daran: Man wird gezwungen, dass man sich auch mit guten Ergebnissen zufrieden gibt und sich nicht in der Perfektion verliert. Ich wage zu behaupten: Perfektionisten sind geborene Zeitverschwender.

Wichtige Anmerkung dazu: Werde dir vor Beginn deiner Arbeitszeit klar, welches Ziel du verfolgst. Je präziser das Ziel und damit das Ergebnis definiert ist, desto schneller kannst du darauf hin arbeiten.

2. Schreib es auf

Schreib es auf – raus aus dem Kopf. z.B. mit Google Keep

„Behalte nie etwas im Kopf. Schreibe es immer auf.“ Aufgaben, Termine, ToDos, Ideen…die haben nichts im Kopf verloren. Dort gehen sie nur verloren. Für Ideen, Aufgabenlisten und Gedankenstützen nutze ich Google Keep – dort habe ich zusätzlich noch die Möglichkeit mich (in Bezug auf Ort oder Zeit) erinnern zu lassen.

Diese Liste sollte regelmäßig (min. 1x pro Woche) ausgemistet werden und die entsprechenden Aufgaben oder nächsten Schritte eingetaktet werden.

3. 2-Minuten-Aufgaben sofort erledigen

Jede Aufgabe, die dich nicht mehr als (tatsächlich!) 2 Minuten in Anspruch nimmt, sollte sofort erledigt werden. Typische Beispiele: Frisörtermin machen, Rechnung abheften, SMS schreiben, Termin in Kalender eintragen usw.

Hintergrund: Jede Mini-Aufgabe, die sich ewig aufschiebt, gerät in Vergessenheit – und das kann bei kleinsten Aufgaben insofern problematisch werden, dass andere davon abhängig sind – und dann teilweise viel zu spät oder gar nicht informiert werden.

4. 72-Stunden-Regel

Die Erkenntnis dahinter ist: Jede Aufgabe, die nicht innerhalb von 72 Stunden angegangen wird, wird wohl nie erfüllt. Dabei hilft es sehr, wenn man sich gewisse Zeiten für eine Aufgabe blockt, um sie in dieser Zeit zu lösen (z.B. Mittwochnachmittag: Wäsche waschen). Sollte es sich um größere Aufgaben handeln, die man auch wegen der Größe vor sich her schiebt, sollte man diese Aufgabe in kleinere Aufgabenpakete aufsplitten. Beispiel: „Kleiderschrank ausräumen“ aufteilen in: „Sockenfach ausräumen“, „Hosen sortieren“, „Altkleider in Altkleidercontainer bringen“ – dabei kann jede Einzelaufgabe (braucht nicht mehr als 30 Minuten pro Aufgabe) an einem anderen Tag erfüllt werden.

5. Priorisiere und Delegiere – mit der Eisenhower-Methode

Eisenhower-Methode – sofort erledigen (A), einplanen (B), delegieren (C) oder verwerfen (D)

Es gibt Aufgaben mit höchster Priorität (A), mittlerer Priorität (B) und niedrige Priorität (C) sortiere deine Aufgabe in die jeweilige Gruppe ein und plane deinen Tag entsprechend.

Noch tiefer in die Priorisierung kann man mit der Eisenhower-Methode eintauchen. Diese Methode eignet sich vor allem für Geschäftsführer oder andere Menschen mit angestellten/untergebenen Mitarbeitern. Im privaten Bereich könnten Freunde, Familie und Bekannte einspringen.

Das Eisenhower-Prinzip:

„Dadurch sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden. […] Anhand der Kriterien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) gibt es vier Kombinationsmöglichkeiten. Die vier Aufgabentypen werden A-, B-, C- und D-Aufgaben genannt. Sie werden in vier Quadranten verteilt. […] Jedem Aufgabentyp wird eine bestimmte Art der Bearbeitung zugeordnet. D-Aufgaben werdennicht erledigt.“ (via Wikipedia)

6. Nutze kleine Zeiteinheiten

Wie oft passiert es, dass man sich an Aufgaben verschätzt und plötzlich 2 Stunden für eine kleine Aufgabe braucht, die man eigentlich in einer halben Stunde erledigt haben wollte.

Ich nutze dabei gern die Methode, meine Aufgaben in solch kleine Teilaufgaben zu zerlegen, die dann jeweils nur ca. 30 Minuten brauchen würden. Um die Dauer der Aufgabe zukontrollieren, stelle ich mir einen Kurzzeitwecker (Eieruhr) auf 25 Minuten und arbeite in dieser Zeit an der Aufgabe. Nach Ablauf der Zeit prüfe ich in den verbleibenden 5 Minuten den Fortschritt, vertage die Aufgabe gegebenenfalls, werte aus oder werde fertig. Diese Methode wird als Pomodoro-Technik bezeichnet und geht auf den Italiener Francesco Cirillo zurück..

7. Tages- und Wochenpläne

Aufgabenliste mit Priorität, Aufgabenbeschreibung und geschätzter Dauer

Die Krönung des individuellen Zeitmanagements ist die Kombination der oben gegebenen Methoden und Techniken zu einem Tages- und Wochenplan. Fangen wir mit dem Tagesplan an:

Dafür schreibt man sich alle Aufgaben des kommenden Tages auf einen Zettel – jede Aufgabe in eine Zeile. Als nächstes vergibt man eine ungefähre Zeit, die man für die jeweilige Aufgabe verwenden möchte (im besten Fall also 30 min für jede Aufgabe – siehe 6. Nutze kleine Zeiteinheiten). Hat man das getan, sollte man sich über die Wichtigkeit der Aufgaben Gedanken machen und eine Priorisierung vornehmen. Bevor man die Aufgaben in den Terminkalender einträgt und nach und nach abarbeitet sollte man der Liste noch folgende Prüfungen unterziehen:

• Prio A-Aufgaben müssen fertig werden, erst dann folgen Prio B und Prio C
• kannst du etwas delegieren? Dann tue das!
• verplane deine Arbeitszeit nur zu ca. 60% und halte 40% der Zeit für spontane Störungen, Aufgaben und Verzögerungen frei – von 8 Stunden Arbeitszeit sollten also nur ca. 5 Stunden verplant sein

Zum Abschluss noch ein paar Menschlichkeiten zum Thema Zeitmanagement:

Sei keine Maschine – erlaube dir Fehler

Du hast deine Aufgabenliste nicht geschafft?

Kein Problem. Sei nur sicher, dass alle gleichzeitig wichtigen & dringenden Aufgaben NICHT liegen bleiben. Sollte das der Fall sein, triff entsprechende Vorkehrungen (für morgen einplanen, bei Betroffenen um Verständnis bitten).

Du lenkst dich von deinen Aufgaben ab?

Prokrastination ist normal – dein Gehirn braucht ab und an Ablenkung. Versuche dir explizite Ablenkungszeiten einzurichten oder belohne dich mit Facebook, Youtube und Freunden treffen, wenn du mal mit einer Aufgabe schneller fertig bist, als gedacht.

Zeitplanung und tatsächliche Arbeitszeit liegen zu weit auseinander?

Sich um eine halbe Stunde zu verschätzen ist kein Problem – mit der Zeit wird man erfahrener mit der Aufwandsschätzung. Der Puffer sollte entsprechend ausgenutzt werden können. Doppelt so lange zu brauchen, ist allerdings ein Problem. Überprüfe dich aller ca. 30 Minuten und gib dir selbst einen Zwischenstand (siehe Pomodoro-Technik).

Wann erfülle ich welche Aufgabe?

Prio-A-Aufgaben sollten für die leistungsfähigen Tageszeiten eingeplant werden, also am Vormittag oder am späteren Nachmittag. Prio-C-Aufgaben sind für die weniger leistungsfähigen Tageszeiten (z.B. nach dem Mittag) vorgesehen. Natürlich hat jeder Mensch andere Angewohnheiten, aber im Groben sollte diese Faustregel für die meisten Menschen helfen.

Du interessierst dich näher für besseres Zeitmanagement?

Dann sei dir der Zeitmanagement-Papst Lothar Seiwert und seine Bücher empfohlen:

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